Formål
Dette personverndokumentet beskriver hvordan SmartLawyer Writer samler inn og bruker personopplysninger ved bruk av produktet. SmartLawyer Writer er et tilleggsprogram i Word. Gjennom raske og effektive rettskildeoppslag løpende i teksten mens man skriver, er det mulig å få en rask konfirmering eller kvalitetssjekk av rettskildegrunnlaget i argumentasjonen. Ved å forenkle skriveprosessen, vil man kunne arbeide mer effektivt og spare tid.
Formålet med å samle informasjon er å gi tilgang til SmartLawyer Writer og utarbeide brukerstatistikk, herunder å analysere bruksmønster for å videreutvikle og forbedre produktet, og tilpasse brukeropplevelsen. I tillegg brukes loggføringen til å avsløre bruk som er i strid med brukervilkårene.
Brukeren har til enhver tid rett til innsyn i, og få utlevert, de personopplysninger som Gyldendal besitter om vedkommende. Brukeren har rett til å be Gyldendal om å endre eller slette personopplysninger. I noen tilfeller vil dette kunne begrense bruken av produktet.
Tekstforståelsen av rettskildeinnhold skjer i Word ved språkprosessering. Utover det som er forhåndsdefinert, blir ingen tekst fra Word-dokumentet lest eller oversendt. Forhåndsdefineringen er knyttet opp til triggingen av lover og andre rettskilder. Basert på språkprosesseringen sender SmartLawyer Writer ut en forespørsel via et API som regnes ut i nettleseren og hentes ut. Innholdet, hentet fra APIet, vises så tilbake i SmartLawyer Writer. Fortrolig, taushetsbelagt eller sensitiv informasjon blir derfor ikke sendt ut av brukerens maskin.
Hvilke opplysninger som behandles, hvordan og hvor lenge
I SmartLawyer Writer vil dine personopplysninger bli behandlet i overensstemmelse med Gyldendals personvernerklæring.
Rettskildeinnholdet i SmartLawyer Writer er hentet fra Gyldendal Rettsdata. For å kunne gi tilgang til oppdatert og kvalitetssikkert innhold må hver enkelt bruker ha et personlig brukernavn og passord for innlogging. Gyldendal lagrer derfor e-postadresse, navn og firmatilhørighet. For bestilling og support lagres også telefonnummer.
Personopplysningene som brukes i tilknytning til SmartLawyer Writer lagres i tilgangs- og betalingssystemet Tibet. En gyldig tilgang aktivert i Tibet er en forutsetning for bruk av SmartLawyer Writer. Når det gjelder innloggingsinformasjonen er brukerens e-postadresse synlig i Tibet, mens passordet er kryptert. Personopplysningene lagres så lenge brukeren har en aktiv tilgang til Rettsdata eller et annet Gyldendalprodukt, hvor samme e-post er brukt. Brukergenererte data slettes etter 2 års inaktivitet hos brukeren.
I SmartLawyer Writer logges data for vedlikehold og utvikling av produkt. Slik data er kun aggregerte opplysninger. Det ikke personopplysninger og faller utenfor personvernreguleringene.
Det brukes informasjonskapsler i Smartlawyer Writer, og på nettstedet www.smartlawyer.no/utvikling for å gi en bedre brukeropplevelse. For mer informasjon om hvordan Gyldendal bruker informasjonskapsler se her.
Markedshenvendelser
I markedsføringsøyemed, for de som har samtykket, vil også epostadressen benyttes til å sende nyhetsbrev om produktet.
Dersom du er registrert med personopplysninger hos Gyldendal, ved for eksempel å abonnere på nyhetsbrev, deltatt på et arrangement eller bedt om vurderingseksemplar, vil du kunne motta henvendelser om faglig relevante produkter og tjenester, invitasjoner til kurs og arrangementer, samt invitasjoner til deltakelse i markedsundersøkelser. Gyldendal sender ut nyhetsbrev til mottakere som har samtykket til det. Så lenge du mottar nyhetsbrev registrerer vi din kontaktinformasjon og hvilke områder du er interessert i informasjon om. Dersom du mottar nyhetsbrev fra oss og ikke lenger ønsker dette, er det en avmeldingsknapp i alle nyhetsbrev, slik at du ikke vil motta flere.
Gyldendal kan ha en berettiget interesse i å sende markedshenvendelser til dem som tilhører enkelte kontaktkategorier. Personopplysningene som behandles er kontaktinformasjon, ditt fagfelt/område og hvilke aktiviteter som er deltatt i, eller hvilken informasjon som er mottatt. Brukeren har rett til å be Gyldendal om å bli avmeldt listene for utsendelse.
Underleverandører
Gyldendal bruker Atea og Redpill Linpro som driftsleverandør. Det vil si at opplysningene behandles på servere driftet av Atea eller Redpill Linpro. Disse serverne er lokalisert i EU og driftes etter ISO 27001-standarden. Gyldendal bygger også tjenester på Microsoft Azure. Azure har servere lokalisert i EU og driftes etter ISO 27001-standarden.