Personverndokument SmartLawyer Writer

Formål 

Dette personverndokumentet beskriver hvordan SmartLawyer Writer samler inn og bruker personopplysninger ved bruk av produktet.  

Formålet med å samle informasjon er å gi tilgang til SmartLawyer Writer, og utarbeide brukerstatistikk, herunder å analysere bruksmønster for å videreutvikle og forbedre produktet, og tilpasse brukeropplevelsen. I tillegg brukes denne loggføringen til å avsløre eventuell bruk som er i strid med brukervilkårene.  

Brukeren har til enhver tid rett til innsyn i, og få utlevert, de personopplysninger som Gyldendal besitter om vedkommende. Brukeren har rett til å be Gyldendal om å endre eller slette personopplysninger. I noen tilfeller vil dette kunne begrense bruken av produktet. 

SmartLawyer Writer er et tilleggsprogram i Word som har til hensikt å hjelpe advokater og andre jurister med skriveprosessen av juridiske tekster. Gjennom raske og effektive rettskildeoppslag løpende i teksten mens man skriver, er det mulig å få en rask konfirmering eller kvalitetssjekk av rettskildegrunnlaget i argumentasjonen. Ved å forenkle skriveprosessen, vil man kunne arbeide mer effektivt og spare tid.  

Tekstforståelsen av rettskildeinnhold skjer i Word ved språkprosessering uten å sende tekst ut i skyen. Utover det som er forhåndsdefinert, blir ingen tekst fra Word-dokumentet lest eller oversendt. Denne forhåndsdefineringen er knyttet opp til triggingen av lover og andre rettskilder.  Fortrolig, tausbelagt eller sensitiv informasjon blir derfor ikke sendt ut av brukerens maskin. Basert på språkprosesseringen sender SmartLawyer Writer ut en forespørsel via et API som regnes ut i nettleseren og hentes ut. Innholdet, hentet fra APIet, vises så tilbake i SmartLawyer Writer. 

 

Hvilke opplysninger som behandles, hvordan og hvor lenge 

I SmartLawyer Writer vil dine personopplysninger bli behandlet i overenstemmelse med Gyldendals personvernerklæring 

Rettskildeinnholdet i SmartLawyer Writer er hentet fra Gyldendal Rettsdata. For å kunne gi tilgang til oppdatert og kvalitetssikkert innhold må hver enkelt bruker ha et personlig brukernavn og passord for innlogging. For å kunne skape et brukernavn og passord, må hver bruker være identifisert med e-postadresse, navn og firmatilhørighet. For bestilling og support lagres også firma og telefonnummer. 

Personopplysningene som brukes i tilknytning til SmartLawyer Writer lagres i tilgangs- og betalingssystemet Tibet. En gyldig tilgang aktivert i Tibet er en forutsetning for bruk av SmartLawyer Writer. Når det gjelder innloggingsinformasjonen er brukerens e-postadresse synlig i Tibet, mens passordet er kryptert. Denne informasjonen vil være lagret så lenge brukeren har en aktiv tilgang til SmartLawyer Writer, eventuelt til et annet digitalt produkt fra Gyldendal hvor samme e-postadresse er brukt som brukernavn. En inaktiv bruker vil bli slettet 2 år etter at kundeforholdet er avsluttet og det ikke vært aktivitet i produktene på brukeren. 

I markedsføringsøyemed, for de som har samtykket, vil også epostadressen benyttes til å sende nyhetsbrev om produktet.  

I SmartLawyer Writer logges data for vedlikehold og utvikling av produkt. Slik data er kun aggregerte opplysninger. Det ikke personopplysninger og faller utenfor personvernreguleringene.  

Det brukes informasjonskapsler i Smartlawyer Writer, og på nettstedet www.smartlawyer.no for å gi en bedre brukeropplevelse.  For mer informasjon om hvordan Gyldendal bruker informasjonskapsler se her.

 

Markedshenvendelser

Dersom du er registrert med personopplysninger hos oss, for eksempel ved at du abonnerer på nyhetsbrev, har deltatt på et arrangement hos oss og/eller har bedt om vurderingseksemplar, vil du kunne motta henvendelser fra oss om faglig relevante nyheter, produkter og tjenester, aktuelle kurs og arrangementer og brukerundersøkelser.

Gyldendal har som mål å kun sende ut nyhetsbrev til mottakere som ønsker og motta dette, og som har samtykket til det. Dersom du mottar nyhetsbrev fra oss og ikke lenger ønsker dette, er det en knapp for avmelding i alle nyhetsbrev vi sender ut, slik at du ikke vil motta flere. Så lenge du mottar nyhetsbrev registrerer vi din kontaktinformasjon og hvilke områder du er interessert i informasjon om.

Gyldendal kan ha en berettiget interesse i å sende markedshenvendelser til deg dersom du tilhører enkelte kategorier av våre kontakter. Gyldendal gjør slike markedshenvendelser i form av utsendelse av vurderingseksemplarer, invitasjoner til kurs og arrangementer, informasjon om relevante produkter og tjenester samt invitasjoner til deltakelse i markedsundersøkelser. Vi har vurdert at kontakter i profesjonelle roller som bibliotekarer, bokhandlere, skoleeiere, skoleledere, pensumbesluttere, lærere, studenter og journalister er slike kategorier. Vår vurdering er at den enkelte vil ha nytte av våre henvendelser i utøvelsen av sitt arbeid mens personvernulempene er begrensede. Disse aktivitetene er vesentlige for Gyldendals virksomhet som kultur- og kunnskapsformidler. Personopplysningene som behandles vil være din kontaktinformasjon, ditt fagfelt/område og hvilke aktiviteter du har deltatt i eller hvilken informasjon du har mottatt. Det er alltid mulighet for å be om å bli avmeldt listene for utsendelse, og det er frivillig å delta på aktiviteter eller undersøkelser i regi av Gyldendal.

 

Underleverandører og sikkerhet 

Gyldendal samarbeider med teknologiselskapet Norch for utvikling og vedlikehold av SmartLawyer Writer. Det er Norch som har utviklet søkemotoren til produktet. I forbindelse med brukslogging behandler Norch enkelte personopplysninger koblet til innlogging (brukere og brukernavn). Norch har databehandleravtale med Gyldendal og er underlagt Gyldendals databehandleravtaler med behandlingsansvarlig.

Gyldendal bruker Atea som driftsleverandør. Det vil si at opplysningene i SmartLawyer Writer behandles på servere driftet av Atea. Disse serverne er lokalisert i EU og driftes etter ISO 27001 standarden. 

Trygg bruk av SmartLawyer Writer forutsetter at bedriften eller organisasjonen samt enkeltbrukerne har et bevisst forhold til informasjonssikkerhet. Hver bruker som har en personlig innlogging skal ikke dele påloggingsinformasjonen med andre.  Derfor er det viktig at brukerne er påpasselige med egen påloggingsinformasjon og at den enkelte logger seg ut ved endt økt.